Tổ chức hội thảo như thế nào để đông nghẹt khách, lãi bội thu mà khách mời vẫn rất hài lòng về chất lượng của buổi hội thảo là điều mà những nhà tổ chức cần phải học hỏi rất nhiều. Bài viết dưới đây sẽ vẽ một hướng nhìn tổng quan nhất về quy trình tổ chức hội thảo, mấu chốt làm nên hiệu quả của buổi hội thảo.
Nắm rõ các yêu cầu cơ bản nhất của hội thảo
– Mục tiêu khi tổ chức hội thảo là gì?
– Sản phẩm chính được giới thiệu trong hội thảo lần này có điểm đặc biệt gì?
– Khách tham dự là những ai và khoảng bao nhiêu người sẽ có mặt?
– Khi nào và ở đâu hội thảo sẽ diễn ra?
– Ngân sách dự trù là bao nhiêu?
Lên ý tưởng tổ chức hội thảo thu hút, hấp dẫn và kế hoạch thực hiện
Khi đã hiểu rõ mục tiêu và yêu cầu, phải lên kế hoạch phác thảo ý tưởng ổ chức cho buổi hội thao, dự trù kinh phí, xem xét các rủi ro có thể xảy ra.
Ưu Đãi Trọn Gói Hội Nghị 276.000VND++/Khách
Set up sảnh hiện đại
Tặng Tea Break giữa giờ
Tặng nước suối
Trang thiết bị phòng họp
Thực đơn bàn tiệc cao cấp riêng biệt
- Chủ đề của hội thảo: giới thiệu dịch vụ, sản phẩm, ra mắt, ký kết…
- Thiết kế hình ảnh hấp dẫn cho hội thảo: video và các hình ảnh trên thư mời/ băng rôn/ bảng/ slogan/…..
- Bao gồm những hoạt động gì: những hoạt động truyền thống và trò chơi khác biệt, mới lạ.
- Địa điểm tổ chức: các khách sạn/ sân vận động/ sân khấu…..khảo sát giá cả và lợi thế từng nơi.
- Thời gian tổ chức hội thảo: khung thời gian từ lúc khai mạc cho đến các hoạt động phụ và kết thúc.
- Các hoạt động chi tiết trong chương trình hội thảo sẽ được tiến hành như thế nào: người diễn thuyết chính là ai – họ cần chuẩn bị những gì cho phù hợp với chủ đề đã nêu ra, băng rôn/ thư mời/ bảng biểu/ video ….được dàn dựng như thế nào – ai phụ trách, in ấn, phát hành ra sao, các khâu hậu cần cho các hoạt động trò chơi nhỏ,….
- Trong quá trình lên kế hoạch như vậy cần quan tâm đến các vấn đề về: Ngân sách, nguồn nhân lực thực hiện, nhà cung cấp dụng cụ thiết bị, vận chuyển như thế nào. Phân tích rủi ro có thể xảy ra.
>>Xem ngay: Báo giá thuê phòng hội nghị tại khách sạn 5 sao TP.HCM
Thực hiện kế hoạch tổ chức hội thảo khách hàng đã bàn bạc
Liên hệ in đồng phục, banner, standee, thuê người, trao đổi với bên cho thuê địa điểm, nhà in, các nhà cung cấp, thương lượng với họ để đạt được mức giá tốt nhất và chất lượng đảm bảo.
Kiểm soát chặt chẽ các nhà cung cấp để hạn chế rủi ro có thể xảy ra nên thuê ngoài và cử 1 thành viên trong công ty làm giám sát.
Một điều quan trọng quyết định sự thành công của hội thảo, đó là đốc thúc mời khách tham dự của nhân viên, phải lên kế hoạch thực hiện liên tục từ lúc hội thảo bắt đầu lên ý tưởng để đảm bảo khách mời sẵn sàng đồng ý và cũng giúp các thành viên giảm bớt áp lực tìm kiếm khách mời.
>>Xem ngay: Cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm thành công 100%
Khi bắt đầu hội thảo, hãy luôn ở gần khách mời, và tập trung và người đang thuyết trình, bạn càng tập trung và nghiêm túc thì khách mời càng cảm thấy tầm quan trọng của buổi hội thảo bấy nhiêu.
Dàn dựng và chuẩn bị tại nơi tổ chức hội thảo
Trước 1-2 ngày diễn ra hội thảo, lên danh sách những công việc cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót bất cứ khâu nào. Thử diễn tập để đảm bảo mọi thứ vận hành suôn sẻ, sửa chữa những phát sinh ngoài dự kiến.
Tiến hành đúng quy trình tổ chức hội thảo và kết thúc
Để hội thảo diễn ra đúng quy tình thì phải luôn theo dõi chặt chẽ khi chương trình diễn ra, các thành viên phải phối hợp chặt chẽ với nhau để hoàn thành cốt nhiệm vụ chăm sóc khách mời.
Kết thúc hội thảo cùng dọn dẹp, sửa chữa, thanh toán hợp đồng và chuyển đồ đạc về kho cẩn thận.
Họp rút kinh nghiệm: Sau khi kết thúc, ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc chương trình để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những lần sau.
>>Nhận ngay ưu đãi lớn trong tháng tại địa điểm tổ chức hội thảo chuyên nghiệp nhất TPHCM
Crystalpalace.vn
