Dựa vào số lượng khách tham dự mà chọn địa điểm tổ chức sao cho phù hợp nhất, nếu số lượng khách ít thì không nên thuê không gian quá rộng rãi vì sẽ lãng phí nhưng cũng không nên quá nhỏ vì sẽ khiến khách mời cảm thấy ngột ngạt, không thoải mái. Vì vậy hãy xác định chính xác số người sẽ tham gia để có thể thuê được một không gian phù hợp.
Bạn cũng cần xác định khách mời tham dự là ai, ví dụ nếu khách mời là những người sang trọng, giàu có thì địa điểm tổ chức hội thảo nên là các khách sạn sang trọng, các khu resort cao cấp nơi có không gian sang trọng cùng dịch vụ chất lượng cao.
Ngoài những tiêu chí về xác định nhu cầu tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo, bạn cũng nên quan tâm tới ngân sách. Ngân sách là một yếu tố vô cùng quan trọng trong thuê địa điểm tổ chức hội thảo. Bởi có rất nhiều các khoản chi phí như phí thuê phòng, phí gửi xe, thuê thiết bị âm thanh, đồ ăn nhẹ, quà tặng khách mời… Dựa vào ngân sách cho buổi hội thảo và cân đối các khoản phí thì bạn mới có thể thuê được địa điểm tổ chức hội thảo phù hợp.
