Để chọn được địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo thành công đang ngày càng được giới event chuyên nghiệp quan tâm. Để tìm 1 địa điểm ưng ý không dễ nếu bạn không có sự quan sát, tìm hiểu từ trước.
1.Những kỹ năng tổ chức hội nghị – kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
Chọn lựa địa điểm phù hợp:
Địa điểm chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của sự kiện. Một sự kiện sẽ hoàn toàn thất bại khi bạn chọn sai vị trí tổ chức, có thể nó quá xa sẽ cản trở việc tham dự của khách mời.
Hãy làm một cuộc đánh giá sơ bộ về số lượng và chất lượng khách để chọn ra một địa điểm phù hợp với họ. Để tìm 1 địa điểm ưng ý không dễ nếu bạn không có sự quan sát, tìm hiểu từ trước.
Đối với dân chuyên tổ chức event sẽ có một list các danh sách các địa điểm phù hợp với từng nội dung của sự kiện đó.
>>Tham khảo giá thuê địa điểm tổ chức sự kiện ở TPHCM chi tiết từ A-Z
Diện tích bên trong sảnh cũng phải được tính toán kĩ lưỡng. Để tránh tình trạng quá rộng hoặc quá nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình và gây lãng phí không cần thiết. Diện tích cụ thể được phân chia như sau: đối với tiệc ngồi diện tích trung bình tối thiểu 1m2/người, tiệc buffet từ 1.5m2-2.2m2/người, tiệc kèm khiêu vũ từ 2.5m2-3m2/người.
Đối tượng khách mời tham dự sự kiện
Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn cần biết được đối tượng khách mời cho sự kiện này là ai? Nếu khách mời là những người sang trọng giàu có thì địa điểm bắt buộc phải là những resort, khách sạn cao cấp. Nếu là bà mẹ và trẻ em thì nên chọn khu vực gần công viên, giải trí để thu hút đối tượng bạn đang hướng đến.
Thông tin về địa điểm tổ chức hội nghị:
Bạn nên có sự tham khảo trước các ý kiến của những người có sự kiện tổ chức tại đây về giá cả, dịch vụ, ưu đãi,…để lên dự trù và làm hợp đồng với bên cho thuê, tránh các sự việc không đáng xảy ra.
Bạn cũng nên quan tâm đến các yếu tố xung quanh ảnh hưởng đến sự kiện của bạn như: chỗ để xe cho khách mời, an ninh có được đảm bảo trong lúc diễn ra sự kiện không, tiếng ồn quá lớn từ các sự kiện cùng thời điểm sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của khách mời.
>>Bạn có biết: Tổ chức hội thảo cần những gì?
Những quy định tại nơi thuê địa điểm tổ chức hội thảo
Tùy vào từng nơi sẽ có các quy định riêng như: quay phim chụp ảnh, giấy phép tổ chức, giới hạn độ cồn, trang trí banner,…bạn nên chú ý để tránh không bị phạt.
Thời gian để setup địa điểm:
Khi thuê một địa điểm điều chúng ta cần thương lượng là có nhiều thời gian để set up như dựng sân khấu, treo các bandrol, trang trí từng khu vực…
Bạn sẽ có từ nửa ngày đến một ngày để làm công tác chuẩn bị tất cả. Nếu địa điểm bạn chọn quá hot thì thời gian của bạn sẽ cực kỳ eo hẹp, vì thế hãy hỏi kỹ đơn vị cho thuê về thời gian cho phép setup là miễn phí hay tính phí.
2.Một số địa điểm phù hợp với mọi sự kiện hội nghị hội thảo:
- Sheraton Hanoi Hotel: Khách sạn 5 sao cao cấp nằm ngay tại trung tâm Hà Nội có sức chứa lên tới 500 khách.
- Hanoi Daewoo Hotel: là khách sạn 5 sao – địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng bậc nhất Hà Nội. Daewoo Hotel có hệ thống phòng hợp tới 13 phòng, phù hợp cho mọi loại hình sự kiện, khu tổ chức sự kiện ngoài trời có sức chứa 1300 khách, không gian gặp mặt rộng tới 1.133m2.
- Khách sạn Merperle Crystal Palace: nằm tại trung tâm thành phố Hồ Chí Minh có sức chứa lên tới 1500 khách mời.
Ưu Đãi Trọn Gói Hội Nghị 276.000VND++/Khách
Set up sảnh hiện đại
Tặng Tea Break giữa giờ
Tặng nước suối
Trang thiết bị phòng họp
Thực đơn bàn tiệc cao cấp riêng biệt
Các trung tâm tiệc cưới như Trống Đồng, hội nghị Cung Xuân, resort Thảo Viên, Asean, Tản Đà,… cũng được giới tổ chức sự kiện ưa chuộng vì sự chuyên nghiệp và đẳng cấp.
3. Mẫu chương trình tổ chức hội nghị
Tổ chức hội nghị sự kiện khách hàng thường diễn ra trong 1h, bao gồm:
– Tiếp đón khách mời: Phải có lễ tân đón khách từ cổng vào, hướng dẫn khách đăng ký, cài hoa lên áo cho khách và hướng ẫn khách đến backdrop để check in và teabreak.
– Bố trí lễ tân dẫn khách vào khu vực hội trường để ổn định chỗ
– Biểu diễn văn nghệ do ca sĩ hoặc nhóm múa thể hiện
– Mc bước ra tuyên bố lý do và giới thiệu các khách mời đại biểu.
– Show clip chặng đường hoạt động của doanh nghiệp
– MC mời đại diện công ty lên phát biểu
– Một đại diện của công ty lên khai tiệc
4. Quy trình tổ chức hội thảo
- Xác định chủ đề hội thảo, hội nghị
- Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo.
- Truyền thông, thông báo cho sự kiện: in ấn tài liệu, phát thư mời, thuê phòng, đặt các dịch vụ lễ tân, teabreak
- Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu
- Ghi biên bản hội nghị, thông báo kết luận
- Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo, sự kiện, kiến nghị với các tổ chức đơn vị dự hội nghị.
Hy vọng bài viết trên đã chia sẻ được phần nào khó khăn trong việc chọn lựa địa điểm để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo của các bạn. Chúc các bạn tìm được địa điểm lý tưởng phù hợp với nhu cầu của mình.
>>Xem ngay trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp số 1 tại Việt Nam
CrystalPalace.vn
