Làm sao để chọn lọc được khách mời đám cưới đủ chất lượng và số lượng? Một vài bí quyết dưới đây sẽ giúp bạn lên được danh sách khách mời nhanh chóng và tránh bỏ sót.
Lên danh sách khách mời đám cưới tưởng không khó nhưng lại là việc “khó không tưởng”. Có rất nhiều rắc rối có thể phát sinh trong quá trình chọn lọc khách mời. Thừa không được, thiếu cũng không xong, mọi thứ phải được tính toán và liệt kê thật chi tiết.
Đám cưới không chỉ là niềm vui riêng của đôi vợ chồng sắp cưới hay gia đình hai bên mà đó còn là dịp để người thân, họ hàng, bạn bè đến chung vui và chúc phúc cho cặp đôi. Đôi khi việc lên danh sách khách mời đám cưới còn khiến người trong cuộc phải “cân não” vô cùng.
Tại sao phải lên danh sách khách mời đám cưới?
Trước khi đặt tiệc cưới, bạn cần phải có được số lượng khách mời dự kiến cho tiệc cưới của mình để cung cấp cho nhà hàng.
Để có được con số này, bạn cần phải lập ra danh sách những người mình sẽ dự định mời dự tiệc.
Có 2 danh sách khách mời đám cưới là danh sách của phía nhà trai và danh sách của phía nhà gái. Sau khi có được số lượng khách mời của cả 2 nhà thì bạn cộng lại sẽ được số lượng khách mời dự kiến.
Trong danh sách khách mời đám cưới không chỉ có người thân, bạn bè, đồng nghiệp … của cô dâu và chú rể.
Nó còn có những người như bạn bè, đối tác của cha mẹ cô dâu chú rể nữa. Những người này thường là cô dâu, chú rể không quen biết nên cần hỏi cha mẹ sẽ mời bao nhiêu khách riêng để đặt chỗ cho những vị khách này.
Ưu Đãi Tiệc Cưới Giảm 500.000 VND/BÀN TIỆC
🎁 Tặng trang trí độc quyền hoa lụa cao cấp ngọt ngào
🎁 Bánh chờ tiệc thơm ngon
🎁 Phòng tân hôn lãng mạn đẳng cấp khách sạn 4 sao
🎁 Tặng bia, nước ngọt, nước suối trong tiệc
Thời điểm lên danh sách khách mời đám cưới
Danh sách khách mời dự tiệc cưới nên được lên càng sớm càng tốt. Việc chốt được số lượng khách mời giúp bạn có thể quyết định được số lượng bàn tiệc cần đặt tại nhà hàng tiệc cưới.
Thời điểm tốt nhất nên bắt đầu lập danh sách khách mời đám cưới chính là sau khi đã chọn được ngày cưới. Có nhiều ý kiến cho rằng lập danh sách khách mời dự tiệc cưới trong thời gian này là quá sớm.
Tuy nhiên, không phải như vậy. Bạn biết đó, sau khi chọn được ngày cưới thì bạn nên bắt đầu đặt nhà hàng tiệc cưới để sớm có chỗ đãi tiệc. Nếu bạn không có được số lượng khách mời dự kiến, bên nhà hàng họ sẽ không chấp nhận ký hợp đồng đặt chỗ cho bạn.
Bí quyết chọn lọc khách mời tham dự đám cưới
Để đơn giản hóa mọi việc, Crystal Palace dành tặng cô dâu chú rể bí quyết hữu hiệu chọn lọc khách mời chỉ bằng 3 bước dưới đây
Bước 1: Hạn chế số lượng khách dựa vào việc phân nhóm khách mời
Để xác định chính xác số lượng khách tham dự, bạn cần thắt chặt số lượng. Hiện nay, rất nhiều cô dâu chú rể chỉ mời những người thân thiết và chắc chắn sẽ đến dự. Nếu là tiệc cưới riêng, bạn chỉ nên mời từ 100 đến 200 khách, nếu tiệc cưới cho cả hai gia đình thì số lượng khách cũng không nên vượt quá 500 khách.
Số lượng khách mời đám cưới phụ thuộc vào hầu bao mà bạn đang có, tuy nhiên, việc chọn mời người này và bỏ qua người khác lại được quyết định dựa trên mối quan hệ của gia đình bạn với người khách ấy.
Vì vậy, chia nhỏ nhóm đối tượng là bước quan trọng đầu tiên. Để lên danh sách khách mời đám cưới được chuẩn nhất, bạn chỉ cần nhớ thế này thôi:
- Nhóm khách thân thiết: nhóm này bao gồm người thân, họ hàng, hàng xóm láng giềng của bạn và bố mẹ. Họ là những người rất gần gũi với mối quan hệ lâu năm khăng khít. Nhóm này thường 90% sẽ tới tham dự.
- Nhóm khách xã giao: trong này có đồng nghiệp, bạn bè, đối tác…thường xuyên gặp gỡ thì tỉ lệ tham dự ở khoảng 70% – 80%. Còn nếu ít có liên hệ hơn thì phần trăm chỉ ở mức khoảng 45% thôi.
Cứ theo công thức đó, sau khi liệt kê toàn bộ bạn sẽ tính được số lượng tương đối những người cần mời và sẽ đến dự. Tất nhiên, đây không phải công thức chuẩn như toán học. Nhưng nó cũng có ích cho bạn và gia đình ước lượng chính xác hơn. Nên dùng excel để làm thay vì viết tay có thể bị nhầm lẫn nhé. Khi cần điều chỉnh danh sách khách mời, tăng hoặc giảm, bạn sẽ bắt đầu ở nhóm xã giao trước, và tiến ngược về nhóm thân thiết.
Bước 2: Lọc khách mời bằng 7 câu hỏi
Việc mời cưới không phải đơn giản chỉ để chứng kiến một sự kiện trong đời đôi uyên ương. Nên để tránh mất lòng hoặc mời những người không nên thì bạn có thể dùng 7 câu hỏi sau để cân nhắc:
- Lần cuối bạn nói chuyện với họ là khi nào? Bạn có thể có hàng trăm, hàng nghìn người bạn nhưng không phải ai cũng đủ thân thiết để mời đến đám cưới. Nếu là bạn học xưa, suy nghĩ xem bạn có hay liên lạc với họ không, nếu không thì cứ bỏ qua. Tương tự như thế với các mối quan hệ xã hội khác.
- Bạn thường xuyên gặp họ không? Trừ trường hợp người thân, bạn thân ở xa ít gặp được nhau thì những trường hợp ít khi gặp đều có thể không đưa vào danh sách. Như việc bạn và họ cùng chung thành phố nhưng chẳng bao giờ hoặc gặp đôi lần trong năm, tức là đám cưới của bạn không mời họ cũng không sao.
- Họ biết bạn sắp kết hôn không? Nói tới điều này thì như một sự khẳng định mức độ quan trọng của những người gần gũi với bạn và gia đình. Đừng bao giờ quên họ, đặc biệt là các bậc cao niên. Còn trường hợp của người quen nghe loáng thoáng đâu đó về tin kết hôn của bạn thì không cần thiết.
- Họ gặp bạn đời tương lai của bạn chưa? Câu hỏi này để đo mức độ quan tâm của họ với bạn. Trừ đối tác thì những người nhất định phải có khi lên danh sách khách mời đám cưới ít nhất cũng nên nhớ tên vợ/chồng tương lai của bạn mà.
- Họ có liên quan đến cuộc sống sau này của bạn? Câu hỏi này để nhắc nhở bạn không thể quên những người họ hàng xa. Cho dù xét về mối quan hệ trong dòng tộc hay bình thường không có sự qua lại thân thiết thì họ vẫn có liên quan mật thiết về mặt huyết thống với bạn.
- Bạn có thấy khó chịu nếu không mời họ? Nếu bạn dự định chỉ tổ chức tiệc nhỏ trong quy mô gia đình thì có thể bỏ qua câu này. Nhưng nếu đã làm tiệc lớn thì nhất định phải nhớ. Trước đây họ từng mời bạn thì giờ bạn cũng nên mời họ. Còn nếu họ chưa lập gia đình thì lại xét đến các yếu tố trên nhé.
- Có “file đính kèm” với người được mời không? Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng khách mời và khi đặt mâm. Khi lên danh sách khách mời đám cưới và cả khi ghi thiệp, hãy để ý thật kĩ điều này. Lên phương án dự phòng để tránh thiếu sót.
Bước 3: Xác nhận số lượng khách mời đám cưới trước khi đặt bàn
Sau khi đã có một danh sách khách mời đám cưới cố định, việc quan trọng tiếp theo bạn cần làm là nên gửi thiệp mời tới trước 2 tuần. Đồng thời, khi trao thiệp bạn có hỏi khéo léo gợi ý để biết vị khách mời của bạn có tới dự đám cưới hay không. Hoặc trước đám cưới một tuần, bạn có thể gọi điện thoại để xác nhận việc này. Bạn có thể sẽ băn khoăn vì gọi điện như thế sẽ khiến các vị khách cảm thấy tự ái, nhưng bạn hãy thử nói: “Hôm đó có bận không? Có thể tới dự với mình cho vui không?”… hoặc với những vị khách lớn tuổi như ông bà, cô gì, chú bác bạn có thể nhờ ba mẹ gọi điện giúp.
Nếu chỉ là tiệc mời chung vui với bạn bè, bạn có thể có một dòng chữ nhỏ trên thiệp mời yêu cầu họ gọi điện xác nhận trước khi tham dự. Bạn cũng nên hỏi bàn bè có đi cùng người thân hoặc trẻ nhỏ không để sắp xếp chỗ hoặc chuẩn bị những món quà nhỏ cho các bé như bóng bay, đồ chơi.
Việc xác nhận sự tham gia của khách mời đã là văn hóa của người phương Tây và ở Việt Nam, việc này cũng đang trở nên phổ biến và là một trong những điều văn giúp bạn tổ chức tiệc được chu đáo, không thừa mâm gây lãng phí hoặc thiếu mâm phải gọi bổ sung.
Số lượng đặt bàn tiệc cũng phải dựa trên số khách mời đã chốt. Thông thường các cặp đôi thường đặt rút đi 3 – 5 mâm so với lượng tính toán. Nhưng nếu đã có sự thăm dò trước thì phải dựa vào đó để quyết định. Không để thừa quá nhiều nhưng cũng nên nhớ “thừa còn hơn thiếu” nhé.
Với những gợi ý trên đây, Crystal Palace hy vọng các cặp đôi đã có thể sẵn sàng lên danh sách khách mời cho ngày trọng đại của mình. Chúc hai bạn có một tiệc cưới đông vui với góp mặt đầy đủ của những người thân yêu!
Crystalpalacevn.com (Tổng hợp)
