Các bước tổ chức hội thảo như thế nào? là câu hỏi mà không phải người tổ chức sự kiện nào cũng có thể trả lời cặn kẽ. Vậy nên, nếu đang lúng túng không biết bắt đầu thế nào thì các bạn hãy tham khảo những bước trong bài nhé !
1.Tổ chức hội thảo như thế nào ? – Những điều cần nhớ
Bạn hãy ghi nhớ 5 bước sau:
Bước 1: Lên chủ đề cho buổi hội thảo
Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của buổi hội thảo, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Ví dụ như chủ đề của một buổi hội dành cho các nhà phân phối với chủ đề là “Tri ân khách hàng”.
Bước 2: Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời
Bạn cần bàn bạc với họ về nội dung và thời gian buổi nói chuyện. Tuy nhiên đã có rất nhiều chương trình vì diễn giả không kiểm soát tốt thời gian nên gây mất thời gian. Nhiều nhà tổ chức tỏ ra khá lúng túng khi xử lý việc này, dẫn đến việc các diễn giả nói sau có ít thời gian hoặc buổi hội thảo kéo dài.
Bạn nên chuẩn bị trước các hình thức nhắc khéo diễn giả như chuyền giấy hoặc giơ bảng thông báo về thời gian còn lại dành cho họ, như vậy sẽ kiểm soát chương trình tốt hơn.
Đối với buổi hội thảo lớn, mời những diễn giả nổi tiếng, có thể các bạn phải cân nhắc việc đưa đón họ để đảm bảo sự đối đãi chu đáo.
Những thông tin về diễn giả rất quan trọng trong các buổi hội thảo vì uy tín của họ quyết định sự hấp dẫn của event đó. Bởi vậy, bạn nên công bố rõ ràng tên, chức danh của diễn giả.
Bước 3: Tìm kiếm địa điểm phù hợp
Bạn nên tổ chức ở những nơi phù hợp với mục đích của buổi hội thảo, chẳng hạn như một hội thảo lớn cần tổ chức ở các trung tâm hội nghị hay khách sạn.
Bạn cũng nên kiểm tra những tiện ích mà chủ địa điểm cung cấp cho bạn xem phần nào họ sẽ hỗ trợ và phần nào sẽ tính phí nhằm dự trù kinh phí cho phù hợp.
Bước 4: Những vật dụng cần cho việc tổ chức
Hãy dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại buổi hội thảo để đảm bảo việc tổ chức diễn ra chu đáo nhất.
Bạn cũng cần hỏi rõ các nhu cầu của diễn giả rằng họ có cần thêm công cụ bổ trợ nào không, chẳng hạn diễn giả muốn khán giả tham gia một trò chơi, làm một bài tập nhỏ thì sẽ cần những dụng cụ như giấy tờ, bút viết, đạo cụ giảng dạy, hoặc họ cần micro cài áo thay vì loại cầm trên tay.
>>Khám phá ngay địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo HOT nhất tại TPHCM
Bước 5: Việc đăng ký
Các bạn cần suy nghĩ về hình thức đăng ký tham dự sao cho phù hợp. Có thể yêu cầu trả tiền trước hay thu tiền tại event hoặc cho đăng ký online qua trang web hay nhắn tin vào tổng đài.
Khi có người đăng ký tham dự, nên có hình thức cho việc xác nhận đã đăng ký để họ yên tâm và để nhắc họ đừng quên ngày. Có thể xác nhận đăng ký bằng email hoặc tin nhắn điện thoại, đến gần ngày tổ chức thì bạn nên nhắn tin/email lại để nhắc họ về thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo cũng như những vấn đề nhỏ khác như đi đúng giờ, đem theo card.
Cần phòng trường hợp những người đăng ký quá ít hay quá nhiều để có thể thay đổi địa điểm, phòng tổ chức…cũng như quyết định tăng hay giảm khẩu phần ăn, các bản handout, phần quà cho người tham dự.
2.Lưu ý yếu tố truyền thông khi tổ chức hội thảo
Nếu là một sự kiện mà nguồn khách tham dự có sẵn như hội nghị nhà phân phối, bạn sẽ không phải bận tâm nhiều về việc truyền thông, tuyên truyền để mời khách. Nhưng với những hội thảo thu phí hay mở cửa tự do, thì bạn sẽ cần dành nhiều thời gian đầu tư cho công tác tuyên truyền nếu muốn event của mình đông người tham dự.
Các kênh truyền thông mang hiệu quả bao gồm: Báo chí, diễn đàn, mạng xã hội… Đối với các hội thảo có tính phí tham dự tương đối cao, bạn cần các hình thức truyền thông mang tính tiếp cận gần hơn. Đặc biệt, nhớ lựa chọn thời gian truyền thông cho phù hợp, không nên cận ngày tổ chức cũng đừng quá sớm.
Hy vọng với những thông tin trên, các bạn sẽ trả lời được câu hỏi “ Các bước tổ chức hội thảo như thế nào ?” cũng như không còn lúng túng khi phải tổ chức một buổi hội thảo.
